Neue Mitarbeiter: Integrationsbegleitung für einen besseren Start

Für bestimmte Berufsgruppen ist der Markt regelrecht leergefegt. Die Firmen müssen systematisch suchen und immer mehr gute Argumente ins Feld führen, damit der Bewerber sich dann letzten Endes auch für das Unternehmen entscheidet.

Was für ein Ärger, wenn er oder sie dann in der Probezeit enttäuscht wieder geht! Ein Gegenmittel, das in Deutschland noch viel zu selten genutzt wird, könnte eine umfassende Anfangsbegleitung sein. In den USA wird Integrationsbegleitung längst eingesetzt, was unter Personalern oft als Onboarding bezeichnet wird. Die Aussicht darauf könnte sogar Bewerber zusätzlich locken. Aber was soll das und was kann man da machen?

Wozu Integrationsbegleitung / OnBoarding?

An der fachlichen Qualifikation scheitert der neue Kollege in den seltensten Fällen. Probleme machen da eher seine „Geschmeidigkeit“ im Umgang mit den anderen, Seilschaften im Unternehmen, Unkenntnis der versteckten Strukturen und ungeschriebenen Regeln.

Integrationsbegleitung dient der schnelleren und geschmeidigeren Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeitern. Viele neue Mitarbeiter werden wegen ihrer eben erwähnten fachlichen Qualifikation eingestellt. Wenn Schwierigkeiten auftreten, liegen sie dagegen meistens im interpersonellen Bereich.

Sind hochqualifizierte Leute denn meistens sozial inkompetent? Das wäre eine zu einseitige Betrachtung. Die Ursachen für die Schwierigkeiten sind nicht einseitig beim Neuen zu suchen. Oft spielen Hintergründe eine Rolle, die er gar nicht wissen kann. Zum Beispiel haben sich Teammitglieder auch auf die Stelle des neuen Chefs beworben oder haben heimlich damit geliebäugelt. Oder ein Kollege kommt mit dem Neuen überhaupt nicht klar und fängt hinter seinem Rücken an zu lästern. Eine Führungsperson fühlt sich durch den Kollegen gefährdet – da er Teile ihres Bereichs übernommen hat oder durch neue Methoden die eigene Arbeit in Frage stellt, etc.

Hier sind die Firmen meistens machtlos. Die eigentlichen Hintergründe werden intern selten offen angesprochen. Deshalb können sie auch nicht wirksam bearbeitet werden. Offensichtlich ist nur: Der kommt nicht zurecht. Also, so die einseitige Schlussfolgerung, haben wir uns wohl in der Person getäuscht. Im schlimmsten Fall müssen erst zwei oder drei Kandidaten scheitern bevor verstanden wird, dass es weitere Hürden gibt.

Die vermittelnde Personal- und Unternehmensberatung hat demgegenüber bei der Integrationsbegleitung zwei Vorteile: Sie fokussiert, erstens, von vornherein auf alle möglichen Hindernisse, denn das ist ja ihr Auftrag. So können Warnsignale früh erkannt und angegangen werden. Zweitens ist sie selbst nicht betroffen. Um es eleganter auszudrücken: Sie bewegt sich außerhalb des Systems. Dadurch kann sie für alle Beteiligten vertrauliche Räume schaffen, in denen sie ihre eigentlichen Beweggründe offenlegen können. Sie kann sich auch provokative Fragen erlauben, die man sich eher verkneift, wenn man noch ein paar Jahre zusammenarbeiten möchte.

Besonders sinnvoll wird die Integrationsbegleitung, wenn eine langjährige, sehr verdienstvolle Führungskraft das Unternehmen verlässt, um z.B. in den Ruhestand zu gehen. Hier gibt es ein großes Maß an Loyalität der ‚verlassenen’ Mitarbeiter, eingefahrene Strukturen, akzeptierte versteckte ‚kleine’ Dienstwege etc. Die Fallen, in die der Neue tappen kann, sind vielfältig. Die alte Führungskraft zurückzuholen geht nicht. Alle Mitarbeiter auszutauschen, davon ist abzuraten. Aber zwei bis drei oder gar mehr neue Vorgesetzte auszuprobieren, ist nicht gerade wirtschaftlich.

Die Integrationsbegleitung soll auch in diesem Fall die Chancen des Neuen deutlich erhöhen – und wenn sie nur dazu dient, festzustellen und damit deutlich zu machen, dass gar nicht ‚der Neue’ das Problem darstellt, sondern die ‚Alteingesessenen’. Nichts ist beständiger als der Wandel, aber genau das wollen die meisten Menschen nicht. Menschen haben ein sehr hohes Sicherheitsbedürfnis und eine Veränderung stört dieses Sicherheitsbedürfnis. Sie haben eventuell sogar gar nichts gegen den neuen Kollegen oder Vorgesetzten persönlich. Es beunruhigt sie einfach nur, dass es eine Veränderung gibt und sie nicht im gewohnten Verlauf arbeiten können.

Unter dieser Voraussetzung werden die Probleme mit neuen Mitarbeitern in Zukunft noch zunehmen. Die immer schnelleren Entwicklungen und veränderten Arbeitsbedingungen werden dazu führen, dass die Verunsicherung unter den Arbeitnehmern noch steigt. Da werden dann die Probleme auf die neuen Kollegen projiziert: Nicht die Umwelt, die Technologie etc. sind Schuld, sondern der neue Kollege ist es. Denn er bringt die ‚neue Welt’ mit, ohne ihn war vorher alles besser.

Schließlich noch die Erläuterung für die Kaufleute unter Ihnen: Die Investition in den neuen Mitarbeiter wird durch Integrationsbegleitung geschützt und sogar optimiert. Denn ein suboptimaler Start vermindert den Return on Investment und verteuert so die Stellenneubesetzung enorm.

Die versteckten Kosten, die hier entstehen, sind kaum zu beziffern, aber für jedermann abschätzbar: Im schlimmsten Fall müssen Sie sechs Monate Probezeit entlohnen, können über ein Jahr die Stelle nicht richtig besetzen, haben zweimalige Besetzungskosten, Reibungsverluste in der Abteilung, Verluste in der Effektivität zwischen Abteilungen, Zeitverluste bei Schlichtungsversuchen, etc.

Wunsch ist meist, dass ein neuer Mitarbeiter so etwas nicht nötig hat: Ein Multitalent soll er sein, das dafür eingestellt ist, dass es alles beherrscht. Wie häufig aber haben die Bewerber sich schon in einer Situation des Neuen befunden? Ein-, zwei- oder gar dreimal. Trotzdem ist es jedes Mal anders, die Bedingungen sind unterschiedlich. Im Normalfall sind die Bewerber fachlich solide, aber keine Spezialisten für die Integration in Teams oder Unternehmen. Denn wären sie das, dann hätten sie mit Sicherheit eine andere Tätigkeit. Es macht keinen Sinn, dass sie dafür Spezialisten sind, denn jeder Mensch hat nur eine begrenzte Kapazität an Fähigkeiten, was bei Lichte betrachtet nur natürlich ist. Die Fähigkeiten Ihres Bewerbers liegen eben hoffentlich genau auf dem Gebiet, für das Sie ihn eingestellt haben. In anderen Gebieten externe Hilfe zu nutzen, ist keine Schande.

Was beinhaltet Integrationsbegleitung / OnBoarding?

Integrationsbegleitung umfasst einerseits die persönliche Weiterentwicklung des neuen Mitarbeiters im Softskill- und Persönlichkeits-Bereich. Stärker als im ausführlicheren Einzelcoaching ist diese Weiterentwicklung direkt auf die aktuellen neuen Herausforderungen fokussiert. Der neue Mitarbeiter bekommt konkrete Hilfestellung im Umgang mit Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kollegen.

Andererseits werden eben diese relevanten Personen mit einbezogen. Es kann zum Beispiel sein, dass die Erwartungshaltungen sinnvoll und ehrlich geklärt werden, dass in Konflikten vermittelt wird oder die Mitarbeiter für den neuen Führungsstil ins Boot geholt werden.

Was Integrationsbegleitung also genau tut, hängt von der konkreten Situation ab und muss gemeinsam festgelegt werden. Dazu müssen vorab wichtige Fragen geklärt sein:

  • Mit wem hat der Mitarbeiter unmittelbar zu tun, mit wem mittelbar?
  • Wo bestehen welche Abhängigkeiten?
  • Wer beeinflusst die Situation, obwohl er nichts direkt damit zu tun hat?
  • Welches sind also die Schlüsselpersonen, die einbezogen werden sollen?

Im nächsten Schritt erst kann das Vorgehen geklärt werden: Wo sind Teamworkshops, Coachingeinheiten oder Interviews sinnvoll? Ideal ist es häufig, die Sichtweisen und Erwartungen der neuen Führungskraft, ihrer Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzten zunächst getrennt aufzunehmen. Erst im zweiten Schritt werden die Sichtweisen dann miteinander konfrontiert und nach Möglichkeit integriert – zumindest aber geklärt.

Wichtig ist auch, dass das Vorgehen, das am Anfang vereinbart wird, nicht sklavisch ‚durchgezogen’ wird. Häufig ergibt sich erst im Prozess, dass noch andere Personen oder Situationen eine tragende Rolle spielen, während eingeplante Schritte sich als unnötig erweisen können. Integrationsbegleitung ist aus unserer Sicht nur dann zielführend, wenn sie nicht als ‚Integrationsprogramm’ verstanden wird, das es abzuarbeiten gilt, sondern als hochindividueller und flexibler Prozess. Getan wird, was dem Ziel dient.

Zusammengefasst

Integrationsbegleitung dient dazu, den Einstieg ins Unternehmen schneller, geschmeidiger und nachhaltiger zu gestalten. Stolpersteine können rechtzeitig identifiziert und bearbeitet werden. So können Kosten durch weitere Versuche oder suboptimale Leistung gespart werden. Neue Mitarbeiter müssen nicht Experten für die Integration in Unternehmen sein, sondern für die Aufgabe, für die sie eingestellt wurden.

Was halten Sie davon?

 

Lydia Girndt

 

2 Gedanken zu „Neue Mitarbeiter: Integrationsbegleitung für einen besseren Start

  1. Interessanter Ansatz, der auch unter der Problematik von abnehmender Unternehmensbindung und Fachkräftemangel betrachtenswert erscheint. Sollte an sich aber mit vorhandenen Einarbeitungs- oder Mentoringprogrammen besetzt sein.

  2. Hallo Herr Becker, vielen Dank für Ihren Kommentar. Ja, Vieles können unternehmensinterne Programme (und vor allem die Personen, die dahinter stecken,) abfedern. Unserer Erfahrung nach haben Externe bei der Integration einen ähnlichen Vorteil wie beim Coaching. Ihnen gegenüber werden Sorgen und Enttäuschungen meist ungeschminkter geäußert und auch heikle Themen angesprochen. Nicht weil sie besser sind, sondern einfach, weil sie außenstehend sind.

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