Flexibilisierung: Schritte zum mobilen Arbeiten

Die Arbeitszeit ist nur ein Aspekt, die Chancen der Flexibilisierung zu nutzen. Ein weiterer ist der Arbeitsort, mit dem wir uns hier beschäftigen. Ein Großteil der Arbeit, die außerhalb des Unternehmens stattfinden soll, erfordert die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes. Der Mitarbeiter muss über Telefon und Computer erreichbar sein und mitarbeiten können. Je nach Firmenphilosophie, Branche und Arbeitsinhalt kann das Home Office in großem Umfang oder nur gelegentlich als ‚verlängerter Arm’ genutzt werden. Einigen der erwähnten Risiken kann man begegnen, indem man nicht auf eine radikale Entweder-oder-Lösung setzt.

Was heißt es nun für Unternehmen, mobiles Arbeiten einzuführen? Unter welchen Voraussetzungen funktioniert es? Welche Schritte müssen seitens des Arbeitgebers und welche Seitens des Arbeitnehmers unternommen werden?

Wo funktioniert mobiles Arbeiten?

Mobiles Arbeiten lässt sich nicht überall anwenden. Die Krankenschwester, der Automobilverkäufer oder der Lagerarbeiter müssen ihre Tätigkeit sicherlich am eigentlichen Arbeitsort ausüben. Wo Arbeit durch interne oder externe Kunden oder Arbeitsgeräte definiert wird, kann eine Arbeitszeitflexibilisierung mehr Freiräume schaffen als eine Arbeitsortflexibilisierung. Grundsätzlich gilt aber, dass eine Verlagerung eines Teilbereichs in umfangreicherem Maß möglich ist, als auf den ersten Blick angenommen. Für alles, was digitalisierbar ist bzw. digitale Anteile an Tätigkeiten enthält, ist ein solches Vorhaben umsetzbar. Um alle Möglichkeiten auszuschöpfen, sollte jeder Arbeitsplatz individuell analysiert werden.

Einführung mobiler Arbeit

Einige Unternehmen tun sich mit der Einrichtung von Home Offices ein wenig schwer. Gar nicht mal so sehr, weil sie Effektivität anzweifeln, sondern weil in der Praxis häufig die Zeit fehlt, Neues einzuführen. Das Rad muss jedoch nicht grundsätzlich neu erfunden werden. Vorhandene Ansätze und Leitlinien sowie Beratungsleistungen können genutzt werden. So wurde Telearbeit in Modellprojekten bereits in den 90er Jahren aufgegriffen, die in Handreichungen mündeten.

Grundsätzlich ist es immer ein guter Weg, unklare, neue Sachverhalte in  Betriebsvereinbarungen zu regeln. Funktioniert in Einzelfällen mobiles Arbeiten nicht zufriedenstellend, gibt es eine verlässliche Grundlage, um zu reagieren. Diese ist bei einem solchen Vorgehen transparent, die Regelungen sind idealerweise klar definiert.

Auch macht es vor Beginn des Einsatzes von Home Offices Sinn, erst einmal Pilotphasen anzustoßen. Testweise, zeitlich begrenzte Einführung übt Prozesse ein und ermöglicht notwendige Korrekturen. Dieser Zeitraum kann gut vom Unternehmen genutzt werden, um zum Beispiel etwaige Bedenken seitens der Führungskräfte ernst zu nehmen oder Anregungen und Wünsche aus der Belegschaft mit aufzunehmen.

Verbindliche Vereinbarungen gelten auch für den Datenschutz. Bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes außerhalb des Büros gelten die gleichen Regelungen wie im Büro. Damit ist theoretisch auch beim Umgang mit sensiblen Daten ein ausreichender Schutz gewährt. Allerdings müssen den Mitarbeitern die Bestimmungen bewusst gemacht werden, sonst kann mit entsprechender Achtsamkeit nicht gerechnet werden.

Das Arbeiten im Team sowie insbesondere die Abstimmung im Team spielen gerade bei der Einrichtung von Telearbeitsplätzen eine wichtige Rolle. Zum einen müssen die Kollegen und Kolleginnen die Regelungen zum mobilen Arbeiten mittragen. Zum anderen ist Teamarbeit wichtig, damit der einzelne in seinem Home Office nicht allein gelassen wird und wichtige Abstimmungs- und ‚Miteinander-Arbeiten-Dynamiken’ nicht verloren gehen. Die Übersicht über diese Prozesse zu behalten, überfordert das Team zuweilen. An dieser Stelle ist ein effektives Projektmanagement wichtig, um zentral die Kommunikationsvorgänge zu koordinieren. Für alle Teammitglieder gilt: um mit den Kollegen effektiv arbeiten zu können, sollte die Erreichbarkeit verbindlich und transparent vereinbart werden.

Was müssen Arbeitgeber tun, damit mobiles Arbeiten funktioniert?

Seitens der Arbeitgeber gilt hier wie auch in allen anderen Bereichen, den Beschäftigten mit guter Personalführung zu begleiten. Dazu ist es Grundbedingung, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die auf Vertrauen baut und in der die Eigenverantwortung der Beschäftigten gefördert wird.
Bei der Einrichtung eines Telearbeitsplatzes sollte der Arbeitgeber noch stärker als unter herkömmlichen Bedingungen darauf achten, dass klare Rahmenbedingungen geschaffen und Aufgaben und Aufträge klar definiert werden. Das bedingt einen Abgleich der Erwartungshaltungen vorab. Parallel sollte der Arbeitgeber permanent notwendige Korrekturen vornehmen und gegebenenfalls entsprechende Instrumente entwickeln. Ansonsten könnte sich schnell eine Eigendynamik entwickeln, die trotz beiderseitiger Bemühungen am Ziel vorbei führt.

Es besteht immer die Gefahr, dass Führung zu spät eingreift oder gar fehlt. Entscheidend sind regelmäßige Gespräche über den Arbeitsfortschritt ebenso wie über die Arbeitsform. Ist doch ein Präsenztag mehr notwendig? Kann man ein Meeting streichen?

Was müssen Arbeitnehmer tun, damit mobiles Arbeiten funktioniert?

Für Beschäftigte ist es sehr wichtig, im Dialog mit Führungskräften und Kollegen Kernzeiten und Erreichbarkeit zu vereinbaren. Sonst kommt es schnell zu Disharmonien. Denn der Austausch muss weiter stattfinden. Sollte ein Beschäftigter, der zuvor tagsüber im gemeinsamen Büro gearbeitet hat, seine Wirkenszeit auf die Nachtstunden verlegen, mag er produktiv sein. Eine direkte Zusammenarbeit findet dann aber nicht unbedingt statt. Im Idealfall wird nicht nur die Erreichbarkeit, sondern auch der Anteil der alternierenden Telearbeit durch das Team festgelegt. Entscheidendes Kriterium ist dabei die Frage, ob der Mitarbeiter in der Lage ist, sich selbst zu organisieren.

Denn unabdingbar für eine funktionierende Telearbeit ist die Fähigkeit des Mitarbeiters zur Selbstorganisation. Das gilt natürlich für den Arbeitsinhalt, aber auch für die Strukturierung und Einhaltung der Arbeitszeit. Selbstorganisation ist bei zunehmender Informationsflut und steigenden Anforderungen ohnehin eine wichtige Fähigkeit. Sollte sich ein Mitarbeiter auf diesem Gebiet noch schwertun, so ist er gefordert, dieses zu erlernen. Tut er das nicht, können die Vorteile des mobilen Arbeitens in massive Nachteile umschlagen.

Unter den Risiken haben wir den reduzierten Kontakt zu Kollegen erwähnt. Hier tut der Mitarbeiter gut daran, diesen Kontakt aktiv zu pflegen.
Sollte Telearbeit einmal nicht funktionieren, muss der Beschäftigte auch die Möglichkeit haben, sich dagegen zu entscheiden. Ein Weg zurück sollte möglich sein. So kann es angehen, dass eine Arbeitnehmerin mit Kindern ehemals einen Vorteil im Home Office gesehen und diesen Schritt sehr begrüßt hat. In der Praxis stellt sie aber fest, dass sie aufgrund fordernder Kinder (Mami ist ja da), klingelnder Nachbarn oder permanenter Lärmquellen nicht konzentriert arbeiten kann. In diesem Fall ist der Arbeitsplatz im Unternehmen doch die bessere Alternative.

Fazit Flexibilisierung

Um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben und auch Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, die Beruf und Familie vereinbaren wollen, sollten Arbeitgeber gewachsene technische Möglichkeiten nutzen. In Pilotprojekten können flexiblere Arbeitszeit- und -ort-Modelle getestet werden, falls die Skepsis anfangs noch groß ist. Die größte Hürde dürfte jedoch die viele Jahre geprägte Vorstellung in unseren Köpfen sein, wie und wo Arbeit stattzufinden hat. Deshalb müssen neue Modelle sehr offensiv von der Unternehmensführung und Führungskräften gefördert und kommuniziert werden.

Welche Erfahrungen, Befürchtungen und Hoffnungen verknüpfen Sie mit mehr Mobilität?

 

Lydia Girndt

 

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