Digitale Personalakte: Erst denken, dann entscheiden

Papier ist out. Immer häufiger taucht die Frage auf, ob es für ein Unternehmen sinnvoll ist, auf elektronische Personalakten umzustellen. In einer Zeit, in der wir praktisch alles am Computer erledigen und alle wichtigen Informationen auch darin speichern, ist diese Frage  naheliegend und berechtigt. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Situationen in den Unternehmen ist die Antwort darauf allerdings eine typische Examens-Formulierung: Das kommt darauf an.
Zunächst müssen einige andere Fragen beantwortet werden. Ein paar davon stellen wir hier vor, um Ihre Hirnwindungen anzuregen:

Eine Frage der Menge

Wie viele Personalakten gibt es denn im Unternehmen überhaupt? Es geht um die Berechnung der Wirtschaftlichkeit. Ab welcher Menge lohnt sich die Einrichtung eines solchen Dokumentations- und Archivierungssystems überhaupt? Es sind nicht nur die Kosten für die Anschaffung, das Customizing, die Digitalisierung der vorhandenen Akten und die Beratung und Schulung zu berücksichtigen, sondern auch die späteren Kosten für den laufenden Betrieb. Dazu gehören Lizenzgebühren, Wartungsvertrag und Benutzeradministration. Womöglich muss auch die Hardware um sichere Server und Leitungen erweitert werden.

Eine Frage der Stand- und Zugriffsorte

Gibt es mehrere Niederlassungen bzw. soll von verschiedenen Orten auf die Akten zugegriffen werden? In diesem Fall ist es natürlich einfacher, wenn die Akten digital vorliegen und von verschiedenen Standorten aus darauf zugegriffen werden kann, zum Beispiel durch die Personalabteilung in der Zentrale und durch den Disziplinarvorgesetzten vor Ort. Eventuell auch durch den Betriebsrat. Die Akten bleiben an ihrem Ort und müssen nicht verschickt werden. Durch unterschiedliche Zugriffsrechte kann dabei der Datenschutz sichergestellt werden.

Eine Frage der Zugriffsrechte

Wer soll alles Zugriff auf die Akten haben und wie soll der gesteuert werden? Wenn Führungskräfte oder Betriebsrat die Akten einsehen sollen, dürfen sie das ständig und ohne Anmeldung tun oder nur im konkreten Einzelfall nach Freigabe durch die Personalabteilung? Welche Teile der Akte sollen dann zugänglich sein? Es gibt da nicht nur firmeninterne Regeln, sondern auch Gesetze, die beachtet werden müssen.

Eine Frage der Rahmenbedingungen

Welche Software-Landschaft gibt es im Unternehmen und gibt es eine dazu passende Lösung? Sollen die Akten lokal oder in der Cloud geführt werden? Es gibt durchaus große Software-Pakete, die eine entsprechende Lösung schon anbieten. Da ist dann zu prüfen, ob sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllen oder ob es passendere Lösungen gibt und ob die auch integriert werden können.

Tolle Idee, die gut durchdacht sein will

Insgesamt haben elektronische Personalakten charmante Vorteile, wie beispielsweise den standortunabhängigen und bei Bedarf sogar simultanen Zugriff, der ohne organisatorischen Aufwand erfolgt und immer lückenlos protokolliert wird. Verwaltungskosten und -zeit für Ein- und Auslagern und Führen der Akten werden definitiv verringert, wenn das System erst einmal läuft. Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht und gesteuert und der Datenschutz deutlich optimiert. Es spricht theoretisch vieles dafür, auf elektronische Personalakten umzustellen, aber in der Praxis müssen erst die konkreten Anforderungen geklärt werden, um die passende Lösung für jedes Unternehmen zu finden. Ist die gefunden, muss die Einführung gut geplant und systematisch umgesetzt werden.

Was halten Sie davon? Haben Sie schon Erfahrungen damit?

 

Lydia Girndt

 

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