Wirksam Feedback geben

Mit Feedback meinen wir die Rückmeldung darüber, wie man das Verhalten anderer wahrnimmt. Der Begriff ist zum Modewort avanciert, was allerdings nicht dazu geführt hat, dass jeder weiß, wie man gutes Feedback gibt und es adäquat annimmt. Selbst wer die Theorie kennt, kann sie nicht automatisch nachvollziehen und umsetzen. Die häufigsten Folgen sind, dass kein Feedback gegeben wird oder dass die Form, in der es gegeben wird, verheerende Auswirkungen auf die Motivation und die Beziehungen hat. Gutes Feedback bietet dagegen die Grundlage dafür, dass Teams und Einzelpersonen sich weiterentwickeln.

In der Arbeitswelt findet man Feedback beispielsweise in der Form von Mitarbeitergesprächen und -beurteilungen. Feedback zu geben gehört zu den Grundaufgaben einer Führungskraft. Darüber hinaus kann Feedback auch im privaten, zwischenmenschlichen Bereich wertvoll sein, um sich persönlich weiterzuentwickeln und mehr über sich und über seine Wirkung auf die Umwelt zu erfahren. Jede unserer Reaktionen gegenüber unseren Mitmenschen enthält eine Form von Feedback. Jedes Runzeln der Stirn und jedes Lächeln signalisiert unserem Gegenüber, wie wir ihn gerade wahrgenommen haben. Feedback zu kultivieren bedeutet, diese Signale deutlich zu machen und zu verbalisieren, aber auch sie anzunehmen und aus ihnen zu lernen. Feedback steuert also Verhalten und fördert persönliche Lernprozesse. Es verbessert die Motivation und ermutigt. Durch angemessenes Feedback können wir viel von der Energie, die wir sonst auf Spekulationen und Befürchtungen verwenden, sparen. Eine intakte Feedbackkultur, in der immer wieder offen Rückmeldung gegeben wird, schafft die Basis für kontinuierliche Verbesserungen.

Feedback geben – Auf die Art kommt es an

Liest man einige Beschreibungen von Feedback-Regeln, so kann man den Eindruck bekommen, sie würden nur für hochsensible Therapiegruppen gelten. Tatsache ist, dass die meisten von uns recht sensibel werden, wenn es um die eigene Person geht. Will man das Aufrichten unsichtbarer Schutzwälle vermeiden und stattdessen Erkenntnis und Veränderungsbereitschaft hervorrufen, so sind die meisten „Regeln“ deshalb äußerst hilfreich. Wir beziehen uns hier auf die Regeln, die im beruflichen Kontext besonders sinnvoll sind.

Unter „gutem Feedback“ verstehen wir also Feedback, das Erkenntnis und Veränderungsbereitschaft fördert. Gutes Feedback ist unter anderem

  • subjektiv,
  • konkret,
  • brauchbar,
  • konstruktiv,
  • auch positiv und
  • zeitnah.

Subjektiv: Gleich die erste Regel kann Kopfschütteln hervorrufen, versuchen wir doch im Arbeitsleben so objektiv wie möglich zu sein. Wahrnehmung funktioniert aber nicht objektiv, sie ist immer unsere persönliche Wahrnehmung und das macht das Ganze sogar leichter. Zunächst werden die persönlichen Wahrnehmungen in der Ich-Form beschrieben. Es geht hier nur um Beschreibung, nicht Bewertung. Die Aussagen könnten also beginnen mit „Ich habe beobachtet, … / Ich nehme wahr …“. Zusätzlich wird geäußert, welche persönliche Reaktion das auslöst und welche Veränderung gewünscht ist. Ein mögliches Feedback in dieser Form wäre: „Für mein Empfinden sprechen Sie sehr schnell. Ich habe Sie zeitweise nicht verstanden und bitte Sie deshalb, das Tempo herunterzuschrauben.“ Die Formulierung von Vorwürfen wie „Sie sprechen zu schnell.“ drängt Ihr Gegenüber in die Verteidigung. Außerdem können bloße Feststellungen leicht in Zweifel gezogen werden. Es braucht nur eine andere Person zu äußern, das Sprechtempo sei angemessen und schon läuft die unsinnige Diskussion, wer recht hat, und die Notwendigkeit zur Veränderung scheint nicht mehr gegeben zu sein. Wenn Sie Ihre Wahrnehmung und Ihre Reaktion äußern, bietet das wenig Diskussionsgrundlage. Gegen eine solche Formulierung kann und muss man nicht argumentieren. Die entscheidende Frage ist nicht, wer Recht hat, sondern was wahrgenommen wird.

Konkret: Verallgemeinerte Aussagen führen dazu, dass der Angesprochen sich in eine falsche Schublade gesteckt fühlt und nach Gegenbeispielen sucht. „Ich nehme wahr, dass Sie Ihre Aufgaben nicht erledigen“ führt zu einer unfruchtbare Diskussion darüber, ob die Aussage stimmt oder nicht. Ein konkretes Feedback könnte lauten: „Ich habe mitbekommen, dass Sie gestern die Dokumente an Frau Meyer und Frau Müller nicht weitergeleitet haben. Ich erwarte, dass Sie zukünftig solche Dokumente gleich weiterleiten, damit der Prozess nicht ins Stocken gerät.“

Brauchbar: Ein Feedback zur Persönlichkeitseigenschaften, die einen nerven, aber nicht veränderbar sind, ist unbrauchbar. Brauchbar ist Feedback, wenn es sich auf veränderbares Verhalten bezieht.

Konstruktiv: Feedback ist konstruktiv, wenn es eine Perspektive aufzeigt. In den bisherigen Beispielen ist sie im Änderungswunsch enthalten.

Positiv: Kritisches Feedback stellt häufig das Selbstbild in Frage und ist deshalb auch dann schwer zu verarbeiten, wenn es angemessen formuliert wurde. Es gibt bei fast allen Menschen auch erfreuliche Verhaltensweisen. Wenn diese ebenfalls beobachtet und beschrieben werden, wird man der Person in ihrer Vielfalt besser gerecht und verringert die Gefahr der Demotivation. Wenn Sie kritische Anmerkungen haben, ist es sogar sinnvoll, diese zwischen zwei positiven zu erwähnen. Diese „Sandwichmethode“ hilft ihrem Gegenüber, die Kritik aufzunehmen, statt sich in eine Abwehrhaltung zu flüchten.

Zeitnah: Die Wahrscheinlichkeit zur Verhaltensänderung und die Intensität der Verarbeitung steigt, je stärker die mit den Ereignissen verbundenen Gefühle noch präsent sind. Wird ein Fehlverhalten zum ersten Mal im jährlichen Beurteilungsgespräch angesprochen, so ist es definitiv zu spät, weil der Mitarbeiter keine Chance mehr zur Verbesserung hatte.

Schimpfen Sie noch oder geben Sie schon Feedback?

 

Lydia Girndt

 

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